GoHighLevel-Workflow löst nicht aus? So finden Sie die Ursache und beheben sie

Zuerst herausfinden, welches Problem Sie haben

Bevor Sie etwas ändern, wählen Sie einen Kontakt aus, der den Workflow durchlaufen haben sollte, es aber nicht getan hat. Was mit diesem Kontakt passiert ist, weist meist direkt auf die Ursache hin.

Ein Wort zum Testen. Mit der Schaltfläche Test Workflow oben rechts im Builder können Sie einen Kontakt auswählen und auf Run Test klicken, aber HighLevels Builder-Walkthrough sagt, dass ein Test auf diese Weise "isn't 100% perfect" ist, und empfiehlt, den Workflow zu veröffentlichen und ihn live zu testen. Die Troubleshooting-Schritte schlagen außerdem vor, mit einem frischen Kontakt zu testen, der noch nie im Workflow war, damit frühere Enrolments und Re-entry-Regeln das Ergebnis nicht verfälschen.

Lösung 1: Stellen Sie sicher, dass der Workflow veröffentlicht und gespeichert ist

Das ist am schnellsten geprüft und meist der Übeltäter direkt nachdem jemand die Automatisierung eines Kunden bearbeitet hat.

1. Gehen Sie im Sub-Account des Kunden zu Automations, dann Workflows, und öffnen Sie den Workflow.
2. Finden Sie den Draft/Publish-Umschalter oben rechts. Ein Workflow im Draft läuft nicht echt. Schalten Sie ihn auf Publish.
3. Prüfen Sie die Save-Schaltfläche daneben. Ein roter Punkt bedeutet, dass es ungespeicherte Änderungen gibt, also klicken Sie auf Save.

HighLevel behandelt gespeichert und veröffentlicht als getrennte Zustände. Ein Workflow kann veröffentlicht sein, während Ihre neuesten Änderungen noch ungespeichert sind, oder gespeichert sein, während er noch im Draft ist. Wenn Sie einen Entwurfs-Workflow wieder einschalten, bleiben Kontakte, die auf einem Warteschritt standen, dort, wo sie waren. Wenn HighLevel Ihnen das Veröffentlichen nicht erlaubt, gehen Sie direkt zu Lösung 2.

So prüfen Sie den Erfolg: lösen Sie das Ereignis mit einem frischen Testkontakt aus (Formular absenden oder Tag hinzufügen) und öffnen Sie dann die Enrollment History des Workflows. Der Kontakt sollte dort aufgeführt sein.

Lösung 2: Beheben Sie alles, was im Resolve-Errors-Panel markiert ist

HighLevel prüft Trigger und Aktionen auf erkennbare Probleme und markiert den betroffenen Schritt mit einem Fehlerindikator. Der Artikel zum Markieren und Beheben von Fehlern beschreibt die Schritte.

1. Wählen Sie Review issues, um die Seitenleiste Resolve Errors zu öffnen, die jeden betroffenen Trigger und jede Aktion auflistet.
2. Klicken Sie bei jedem Eintrag auf Open step, um dorthin zu gelangen und die Einstellung zu korrigieren, oder auf How to fix für KI-gestützte Hinweise. Lesen Sie jede vorgeschlagene Änderung, bevor Sie sie übernehmen.
3. Speichern, dann veröffentlichen.

Typische Dinge, die markiert werden: leer gelassene Pflichtfelder, fehlende oder ungültige Auswahlen, getrennte oder nicht verfügbare Integrationen und falsch eingerichtete If/Else- oder Wait-Schritte. Sie können einen Workflow mit Fehlern speichern, aber die Veröffentlichung stoppt mit der Meldung Workflow can't be published yet, die auflistet, was behoben werden muss.

Zwei Einschränkungen. Ein bereits veröffentlichter Workflow geht nicht zurück in den Draft, wenn später ein Fehler auftaucht, sodass ein Live-Workflow einen defekten Schritt haben kann, ohne dass es jemand bemerkt. HighLevel sagt außerdem, dass die Fehlerprüfung noch nicht alles abdeckt, ein leeres Panel beweist also nicht, dass der Workflow korrekt ist.

So prüfen Sie den Erfolg: die Indikatoren verschwinden von selbst, sobald ein Problem behoben ist, und der Workflow lässt sich ohne die Warnung veröffentlichen.

Lösung 3: Prüfen Sie den Trigger und seine Filter

Wenn manche Kontakte hineingelangen und andere nicht, tut der Trigger meist genau das, was ihm gesagt wurde. Öffnen Sie den Trigger oben im Workflow und vergleichen Sie jeden Filter mit dem Datensatz des Kontakts, der übergangen wurde.

• Form Submitted: der Filter Form Is muss das Formular benennen, das der Besucher tatsächlich ausgefüllt hat. Wenn ein Formular für eine neue Landingpage kopiert wurde, zeigt der Workflow womöglich noch auf das Original. HighLevels Artikel zum Form-Submitted-Trigger sagt, dass der Trigger mit Formularen funktioniert, die innerhalb von HighLevel gebaut wurden. Formulare aus externen Tools brauchen eventuell eine Integration oder einen Webhook.
• Contact Tag: der Trigger löst aus, wenn ein Tag entweder Added oder Removed wird, prüfen Sie also, ob er auf den richtigen eingestellt ist und ob der Tag-Name exakt übereinstimmt. Der Artikel zum Contact-Tag-Trigger weist darauf hin, dass der Workflow erst auslöst, nachdem die Tag-Änderung tatsächlich angewendet wurde, und nur für Tags, die nach dem Live-Gehen des Workflows hinzugefügt oder entfernt werden.
• Mehrere Tag-Filter an einem Trigger: der Artikel zum Contact-Created-Trigger sagt, dass mehrere Tag-Filter mit UND-Logik kombiniert werden, der Kontakt muss also allen entsprechen. Ein "Not equals to"- oder "None of"-Filter kann genau den Kontakt, mit dem Sie testen, still ausschließen.
• Contact Created: derselbe Artikel sagt, dass Massenimporte diesen Workflow nicht auslösen, und ein Kontakt, der in einen bestehenden Datensatz zusammengeführt wird, löst ihn nicht erneut aus.

Prüfen Sie auch, ob andere Workflows im Sub-Account denselben Trigger verwenden. HighLevel sagt, dass alle Workflows mit demselben Trigger gleichzeitig auslösen, und rät, solche Überschneidungen zu vermeiden.

So prüfen Sie den Erfolg: legen Sie einen frischen Kontakt an, der jeden Filter erfüllt, lösen Sie das Ereignis aus und bestätigen Sie, dass der Kontakt in der Enrollment History erscheint.

Lösung 4: Prüfen Sie Allow Re-entry und die anderen Kontakteinstellungen

Wenn der Workflow für einen Kontakt einmal lief und ihn jetzt ignoriert, liegt es wahrscheinlich an einer Einstellung. Öffnen Sie den Workflow und klicken Sie oben auf der Seite auf den Tab Settings. Die Optionen stehen unter Contact Settings, wie in HighLevels Überblick über die Workflow-Einstellungen beschrieben.

• Allow Re-entry: wenn es aus ist (grau), kann ein Kontakt den Workflow nur einmal betreten und abschließen. Wenn es an ist (blau), kann ein Kontakt erneut eintreten, nachdem er den Workflow vollständig abgeschlossen hat oder manuell entfernt wurde. Selbst wenn es an ist, kann ein Kontakt, der noch aktiv im Workflow ist, nicht erneut eintreten.
• Die Ausnahme: Workflows mit einem termin- oder rechnungsbasierten Trigger lassen einen Kontakt immer einmal pro Termin oder Rechnung eintreten, egal was dieser Umschalter sagt.
• Allow multiple Opportunities: wenn es aus ist, tritt nur die erste Opportunity in den Workflow ein, die die Trigger-Kriterien erfüllt. Für neue Workflows ist es standardmäßig an, für Workflows, die vor dem Feature erstellt wurden, aber aus, prüfen Sie also ältere Kunden-Workflows, die auf Opportunities laufen.
• Stop on Response: wenn es an ist, endet der Workflow für jeden Kontakt, der auf eine aus diesem Workflow gesendete Nachricht antwortet. Es kann so aussehen, als hätte die Automatisierung auf halbem Weg gestoppt, obwohl sie genau das getan hat, wofür sie eingerichtet war.

Speichern und veröffentlichen Sie nach jeder Änderung.

So prüfen Sie den Erfolg: lösen Sie das Ereignis erneut für einen Kontakt aus, der den Workflow bereits abgeschlossen hat. Mit eingeschaltetem Re-entry sollte er ein zweites Mal in der Enrollment History erscheinen.

Lösung 5: Lesen Sie Enrollment History und Execution Logs

Wenn das Setup richtig aussieht, zeigen die Logs, was wirklich passiert ist. HighLevels Artikel zu Execution Logs und Enrollment History deckt beide ab.

1. Gehen Sie zu Automations, dann Workflows, öffnen Sie den Workflow und klicken Sie auf Execution Logs. Die Enrollment History ist direkt daneben.
2. Stellen Sie den Datumsbereich so ein, dass er das Ereignis abdeckt: eine Voreinstellung wie Today oder Yesterday oder einen benutzerdefinierten Bereich von bis zu 30 Tagen.
3. Wenn eine Nachricht beteiligt war, gibt es einen schnelleren Weg. Öffnen Sie die Unterhaltung in Conversations, öffnen Sie die Nachrichtendetails und klicken Sie auf den Workflow-Link unter Workflow. Die Execution Logs öffnen sich mit bereits ausgewähltem Kontakt und Lauf.

Was die Ergebnisse bedeuten:

• Der Kontakt ist überhaupt nicht in der Enrollment History: der Trigger hat für ihn nie ausgelöst. Gehen Sie zurück zu Lösung 1 und Lösung 3.
• Workflow Completed, Removed by Workflow Action oder Removed by External Workflow Action: der Reihe nach bedeuten diese, dass der Kontakt normal abgeschlossen hat, ein Schritt in diesem Workflow ihn entfernt hat oder ein Schritt in einem anderen Workflow ihn entfernt hat. Wenn Sie das Letzte sehen, durchsuchen Sie die anderen Workflows des Kunden.
• Removed by - Snapshot Refresh: ein Snapshot-Refresh hat den Warteschritt des Kontakts gelöscht. Agenturen, die Snapshot-Updates an Kundenaccounts ausspielen, sollten darauf achten. Öffnen Sie den Eintrag, um die Details im Seitenpanel zu sehen.
• Ein hervorgehobener Status- oder View-Details-Link: eine Aktion ist auf einen Fehler gestoßen. Öffnen Sie die Details und springen Sie dann mit Go To Action zu diesem Schritt im Builder.
• Nicht sicher, wohin der Kontakt gegangen ist: klicken Sie auf das Symbol Highlight Contact Path. Der Builder öffnet sich mit markierter Route des Kontakts, einschließlich Schritten mit Fehlern und übersprungenen Schritten.
• Eine Aktion wird als erfolgreich angezeigt, aber am Kontakt hat sich nichts geändert: prüfen Sie die Zeitstempel. Wenn zwei Aktionen in derselben Sekunde liefen, nennt HighLevel das eine Race Condition und empfiehlt, eine Wait-Aktion von 1 Minute dazwischen einzufügen.
• Eine SMS oder E-Mail wartet, statt fehlgeschlagen zu sein: schauen Sie unter Communication Settings im Tab Settings auf Time Window. Nachrichten, die außerhalb des Fensters geplant sind, pausieren und gehen zur nächsten verfügbaren Zeit raus. Interne Aktionen wie das Hinzufügen von Tags oder das Aktualisieren von Feldern sind nicht betroffen.

So prüfen Sie den Erfolg: schicken Sie einen frischen Kontakt durch und bestätigen Sie mit Highlight Contact Path, dass es keine Fehlerschritte gibt und nichts unerwartet übersprungen wurde.

Wenn nichts davon geholfen hat

Sammeln Sie die Belege, bevor Sie den Support kontaktieren. Das erspart eine Runde Rückfragen, und HighLevels eigene Troubleshooting-Schritte verlangen ziemlich dasselbe.

• Den Namen des Sub-Accounts und den genauen Workflow-Namen
• Den betroffenen Kontakt (Name plus E-Mail oder Telefon)
• Ungefähr wann das Ereignis passiert ist, und in welcher Zeitzone
• Was hätte passieren sollen, und was tatsächlich passiert ist
• Screenshots des Triggers und seiner Filter, des Settings-Tabs sowie der Einträge in Enrollment History und Execution Logs mit geöffnetem View Details

Laut HighLevels Artikel zu den Support-Optionen sehen nur Agency Admins und Agency Users die Support-Schaltfläche, wenn Sie also der Kunde sind, schicken Sie all das an Ihre Agentur. Klicken Sie in einem Agentur-Login auf das blaue Fragezeichen oben rechts (nur Desktop), um einen Live-Chat mit AI Support Chat oder Agent Chat zu starten. Chats, die nicht gelöst werden, werden zu einem Ticket. Sie können sich auch in die Zoom-Warteschlange einreihen oder direkt ein Ticket eröffnen. Es gibt keine allgemeine Support-E-Mail-Adresse, und die Telefonleitung ist für Verkauf, Abrechnung und Login-Probleme da, nutzen Sie für Workflow-Probleme also Chat oder ein Ticket.

Häufig gestellte Fragen

Warum funktioniert mein Workflow mit Test Workflow, aber nicht mit echten Kontakten?

HighLevel sagt, dass ein Test mit einem Kontakt innerhalb des Builders nicht 100% perfekt ist, und empfiehlt, den Workflow zu veröffentlichen und ihn live zu testen. Nutzen Sie einen frischen Kontakt, der noch nie im Workflow war, und vergleichen Sie dann das echte Ereignis (welches Formular, welcher Tag) mit den Trigger-Filtern.

Erfasst ein neu veröffentlichter Workflow Kontakte, die den Tag bereits hatten?

Nein. HighLevel sagt, dass Tags Workflows nur auslösen, wenn sie hinzugefügt oder entfernt werden, nachdem der Workflow aktiv ist. Um bestehende Kontakte aufzunehmen, filtern Sie sie in Contacts, dann Smart Lists, wählen Sie sie aus und nutzen Sie Trigger automation, um sie zum Workflow hinzuzufügen. Nur veröffentlichte Workflows erscheinen in dieser Liste.

Das Log sagt, Add Tag war erfolgreich, warum fehlt der Tag dann am Kontakt?

HighLevel beschreibt das als Race Condition: zwei Updates in derselben Sekunde können in falscher Reihenfolge ankommen. Prüfen Sie die Zeitstempel in den Execution Logs und fügen Sie dann eine Wait-Aktion von 1 Minute zwischen den beiden Aktionen ein.

Was bedeutet 'Removed by - Snapshot Refresh' in den Logs?

Es bedeutet, dass ein Snapshot-Refresh den Warteschritt des Kontakts gelöscht hat, sodass er den Workflow an dieser Stelle verlassen hat. Öffnen Sie den Eintrag in den Execution Logs, um die Details im Seitenpanel zu sehen, und entscheiden Sie dann, ob diese Kontakte wieder hinzugefügt werden müssen, wobei Sie Ihre Allow-Re-entry-Einstellung im Kopf behalten.

Kann mein Kunde HighLevel-Support direkt dazu kontaktieren?

Normalerweise nicht. HighLevel sagt, dass nur Agency Admins und Agency Users die Support-Schaltfläche sehen, Location-Admins und -User aber nicht. Kunden sollten die Details an ihre Agentur schicken, die es über Live-Chat oder ein Ticket einreichen kann.

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Wann das Follow-up zur Website gehören sollte

Meist reicht eine der obigen Lösungen aus, und es gibt keinen Grund umzuziehen. Aber wenn Sie ohnehin die Website eines Kunden neu aufbauen und Formular, Kontakte und Follow-up alle an einem Ort haben möchten, betreibt WebNewBiz trigger-basierte Workflow-Automatisierungen (zum Beispiel bei einem Formular-Absenden, einem geplanten Datum oder einem Geburtstag) innerhalb desselben CRM wie die Website. Das gibt es ab Growth (79 $ im Monat) und höher, und Website-Anfragen landen automatisch im CRM. Die ehrlichen Grenzen: es ist eine jüngere Plattform mit einem kleineren Ökosystem als GoHighLevels Agenturprogramm, das CRM ist in den günstigeren Lite- und Starter-Plänen nicht enthalten, und die Agenturpreise sind nicht veröffentlicht. Erstellen Sie Ihre Website für 1 $, oder wenn Sie eine Agentur führen, sprechen Sie mit uns über White-Label. Wenn Sie Optionen breiter vergleichen, siehe unseren Leitfaden zu GoHighLevel-Alternativen.