WPForms n'envoie pas d'e-mails ? Comment trouver la cause et la corriger

Quelle est la cause dans votre cas ?

WPForms ne distribue pas les e-mails lui-même. Lorsqu'une personne envoie un formulaire, WPForms transmet la notification à la fonction d'envoi d'e-mails intégrée à WordPress. WordPress l'envoie ensuite via votre serveur web, ou via un service SMTP si l'un est configuré. Après cette transmission, WPForms n'a aucun contrôle sur la distribution, comme l'explique son guide de dépannage des notifications. L'origine du problème se situe donc soit dans les réglages du formulaire, soit dans le chemin d'envoi.

Faites correspondre ce que vous observez à la cause probable :

Avant de changer quoi que ce soit, mettez à jour WPForms et WordPress. WPForms conseille de commencer par là, car un bug de notification connu est peut-être déjà corrigé. Envoyez ensuite le formulaire vous-même avec une adresse que vous pouvez consulter, et notez l'heure. Regardez dans le dossier spam ou indésirables en plus de la boîte de réception. Répétez ce test après chaque correctif.

Correctif 1 : vérifiez que les notifications sont activées pour ce formulaire

Chaque formulaire a ses propres réglages de notification. Un formulaire qui a été dupliqué ou utilisé pour des tests peut les avoir désactivés alors que tous les autres formulaires du site fonctionnent.

1. Ouvrez le formulaire dans le générateur de formulaire WPForms.
2. Allez dans Settings » Notifications [Réglages » Notifications].
3. Assurez-vous que Enable Notifications [Activer les notifications] est activé.
4. Regardez le badge de statut de chaque notification. Il doit indiquer ACTIVE. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le badge pour le réactiver.
5. Cliquez sur Save [Enregistrer].

Vérifiez que ça marche : renvoyez le formulaire. Si l'e-mail arrive, c'est terminé. Sinon, restez sur cet écran, car les vérifications du Correctif 2 se font ici aussi.

Correctif 2 : vérifiez à qui l'e-mail est réellement envoyé

Le champ Send To Email Address commence par le Smart Tag {admin_email}, qui envoie à l'adresse d'administration du site (voir le guide de configuration des notifications de WPForms). Sur un site construit par une agence, c'est souvent l'adresse de l'agence ou du développeur. Les leads arrivaient peut-être à un endroit que le client ne consulte jamais.

1. Dans Settings » Notifications, lisez le champ Send To Email Address.
2. S'il affiche {admin_email}, vérifiez où cela pointe. Dans WordPress, allez dans Settings » General [Réglages » Général] et regardez Administration Email Address [Adresse e-mail d'administration].
3. Le plus rapide est de remplacer {admin_email} par la vraie adresse du client. Pour ajouter d'autres destinataires, séparez les adresses par des virgules, pas par des espaces. Vérifiez les fautes de frappe et les espaces en trop.
4. Si la notification utilise une logique conditionnelle, vérifiez la règle. WPForms n'envoie l'e-mail que lorsque la condition est remplie, si bien qu'une règle trop restrictive ignore discrètement toutes les autres demandes.
5. Cliquez sur Save et envoyez un test.

Vous préférerez peut-être modifier l'Administration Email Address elle-même. Dans ce cas, WordPress envoie un lien de confirmation à la nouvelle adresse et conserve l'ancienne active tant que personne n'a cliqué dessus (documentation WordPress). Si le site ne peut pas envoyer d'e-mails, cette confirmation n'arrivera pas non plus, alors réglez d'abord la distribution au Correctif 5. WordPress conseille aussi que, sur un site mis en place par un développeur ou une agence, ce soit une adresse à laquelle l'organisation du client a accès, car le mode de récupération et les avis d'erreur critique y sont envoyés.

Correctif 3 : cherchez les leads marqués comme spam

WPForms n'envoie pas d'e-mails de notification pour les entrées qu'il identifie comme spam (guide des entrées spam de WPForms). Si seules certaines demandes manquent, vérifiez ici avant de toucher au moindre réglage d'e-mail.

1. Allez dans WPForms » Entries [WPForms » Entrées] et choisissez le formulaire.
2. Cliquez sur le lien Spam sous le nom du formulaire.
3. Pour chaque vraie demande, cliquez sur Not Spam [Pas un spam] dans la colonne Actions. WPForms la replace dans vos entrées et envoie tous les e-mails de notification du formulaire aux adresses configurées.

Les entrées spam ne sont conservées que si l'option Store spam entries in the database [Stocker les entrées spam dans la base de données] est activée. Vous la trouverez dans le générateur de formulaire sous Settings » Spam Protection and Security, dans la section Protection. Depuis WPForms 1.9.0, elle est activée par défaut pour les nouveaux formulaires.

Il vous faut une licence WPForms payante pour consulter les entrées, car WPForms classe les entrées de formulaire parmi les fonctionnalités Basic. Sur la version gratuite Lite, vous ne pouvez pas ouvrir les entrées dans le tableau de bord. WPForms oriente les utilisateurs de Lite vers Lite Connect, qui sauvegarde les entrées pour qu'elles puissent être restaurées après une mise à niveau.

Vérifiez que ça marche : la demande que vous avez marquée comme Not Spam doit atteindre la boîte de réception du destinataire.

Correctif 4 : utilisez une adresse From Email sur le domaine du site

Les fournisseurs de messagerie vérifient si un e-mail provient réellement du domaine qu'il revendique. Si l'adresse From Email est une adresse Gmail mais que c'est le serveur web du client qui envoie le message, celui-ci peut être signalé ou bloqué. Le générateur de formulaire vous avertit avec « The current From Email does not match your website domain name. »

Les règles de WPForms pour le champ From Email :

• Utilisez une seule adresse.
• Utilisez une adresse sur le domaine du site lui-même, par exemple une adresse de demandes sur le domaine du client.
• N'utilisez pas de fournisseur gratuit comme Gmail, Yahoo ou Hotmail.
• N'utilisez pas la même adresse que dans Send To Email Address, ce qui peut ressembler à du spam.
• N'utilisez pas l'adresse de la personne qui remplit le formulaire.

Pour permettre au client de répondre directement au demandeur, placez le Smart Tag du champ e-mail du formulaire dans Reply-To Email Address. S'il est laissé vide, les réponses vont à l'adresse From Email.

Si WP Mail SMTP est installé avec Force From Email activé, le champ From Email dans WPForms est désactivé, car le plugin SMTP définit l'expéditeur pour l'ensemble du site. Dans ce cas, réglez l'adresse dans WP Mail SMTP à la place (Correctif 5).

Vérifiez que ça marche : l'avertissement sur le domaine disparaît de l'écran de notification, et un envoi de test arrive dans la boîte de réception plutôt que dans les indésirables.

Correctif 5 : envoyez le courrier WordPress via SMTP avec un domaine authentifié

WPForms indique que la raison la plus courante de la disparition des notifications est que le serveur d'hébergement n'est pas configuré pour utiliser la fonction mail() de PHP. Même lorsque le serveur envoie bien, le courrier non authentifié échoue souvent aux vérifications effectuées par les grands fournisseurs de boîtes de réception. Google, par exemple, exige de toute personne qui envoie vers des comptes Gmail personnels qu'elle configure SPF ou DKIM pour son domaine d'envoi. WPForms recommande un plugin SMTP tel que WP Mail SMTP, connecté à un véritable service d'envoi.

Installer le plugin ne suffit pas à lui seul. Tant que vous n'avez pas configuré un mailer, il utilise le mailer PHP par défaut, et WPForms précise que cela n'améliore pas la délivrabilité.

Configurez-le avec l'assistant (guide de l'assistant de configuration WP Mail SMTP) :

1. Installez et activez WP Mail SMTP.
2. Allez dans WP Mail SMTP » Settings [Réglages] et cliquez sur Launch Setup Wizard [Lancer l'assistant de configuration], sous la section Primary Connection. Puis cliquez sur Let's Get Started [Commencer].
3. Cliquez sur le mailer souhaité, puis sur Save and Continue [Enregistrer et continuer].
4. Renseignez les détails demandés par votre mailer, comme une clé API (le guide propre à ce mailer explique ce dont vous avez besoin). Saisissez un From Name et une From Email sur le domaine du client. Cochez Force From Email, que WP Mail SMTP recommande fortement. Cochez aussi Force From Name si vous voulez un seul nom d'expéditeur sur tout le site. Cliquez sur Save and Continue.
5. Parcourez les étapes restantes. Certaines fonctionnalités, dont les journaux d'e-mails détaillés, nécessitent une licence payante, et vous pouvez passer l'étape de la clé de licence.
6. À la fin, l'assistant envoie un e-mail de test. Un message de félicitations signifie que ça a fonctionné. Si vous voyez « Whoops, looks like things aren't configured properly. », cliquez sur Start Troubleshooting [Démarrer le dépannage] pour voir les erreurs et quoi faire.

Choisir un mailer. Le guide des mailers de WP Mail SMTP recommande SendLayer, SMTP.com, Brevo et Mailjet. Évitez Default (none), qui n'utilise pas de SMTP et n'améliorera pas la distribution. Ne faites pas non plus de Other SMTP votre premier choix : le guide le juge moins sécurisé et moins fiable que les mailers via API. Google Workspace/Gmail fonctionne, mais impose des exigences serveur plus strictes et des limites d'envoi. Microsoft Outlook/365, Amazon SES et Zoho Mail nécessitent une licence WP Mail SMTP Pro.

Authentifier le domaine. La plupart des mailers via API vous demandent de vérifier le domaine d'envoi en ajoutant des enregistrements DNS. Le guide le mentionne pour Mailgun, SendGrid, Mailjet, Postmark et SparkPost, entre autres. Suivez le guide de configuration de votre mailer et ajoutez les enregistrements là où le DNS du client est géré. Pour les agences, c'est souvent l'étape la plus lente, car vous avez besoin d'un accès au compte du domaine du client, alors demandez-le tôt.

Vérifiez que ça marche : allez dans WP Mail SMTP » Tools [Outils], ouvrez l'onglet Email Test [Test d'e-mail], saisissez une adresse que vous pouvez consulter et cliquez sur Send Email [Envoyer l'e-mail]. Après l'envoi, WP Mail SMTP vérifie les enregistrements DNS du domaine de l'adresse From Email, y compris SPF, DKIM et DMARC. Il affiche les résultats avec des liens pour corriger ce qui manque. Envoyez ensuite le vrai formulaire et confirmez que la notification arrive dans la boîte de réception du client.

Correctif 6 : assurez-vous que Optimize Email Sending est désactivé

C'est un réglage WPForms valable pour tout le site. Il est désactivé par défaut, et WPForms précise qu'il « is also not intended to fix email delivery issues » [n'est pas non plus destiné à résoudre les problèmes de distribution des e-mails]. Malgré tout, ses étapes de dépannage vous demandent de confirmer qu'il est désactivé.

1. Allez dans WPForms » Settings et ouvrez l'onglet Email.
2. Dans la section Sending [Envoi], assurez-vous que Optimize Email Sending est désactivé.
3. Cliquez sur Save Settings [Enregistrer les réglages] et envoyez un test.

Si rien de tout cela n'a fonctionné

Rassemblez ces éléments avant de contacter qui que ce soit, pour ne pas vous les faire redemander :

• Le nom du formulaire, ainsi que la date et l'heure de vos envois de test.
• Les valeurs Send To, From Email et Reply-To de la notification, et toute logique conditionnelle.
• Le mailer utilisé par WP Mail SMTP, et l'erreur exacte ou le résultat de la vérification du domaine dans l'onglet Email Test.
• Si vous avez WP Mail SMTP Pro, le journal des e-mails. Pour l'activer, allez dans WP Mail SMTP » Settings, ouvrez l'onglet Email Log [Journal des e-mails] et cochez « Keep a record of basic details for all emails sent from your site » [Conserver un enregistrement des détails de base pour tous les e-mails envoyés depuis votre site] (guide de journalisation des e-mails). Chaque e-mail journalisé affiche un statut : Delivered, Sent, Not Sent ou Waiting for confirmation.

Contactez ensuite les bonnes personnes. Votre hébergeur web peut confirmer que le serveur d'e-mails est correctement configuré et vous dire s'il bloque le mailer PHP intégré. Interroger l'hébergeur est la dernière étape de dépannage de WPForms. Le support e-mail de WP Mail SMTP nécessite une licence active, et les utilisateurs de Lite sont orientés vers le forum de support WordPress.org. Si la vérification du domaine ne passe pas, le support propre à votre mailer peut vous aider.

Si vous gérez de nombreux sites clients, intégrez un envoi de test après chaque mise à jour à votre maintenance de routine. Consultez nos guides sur la gestion de plusieurs sites web clients et les forfaits mensuels d'entretien de site web.

Questions fréquentes

Pourquoi l'e-mail de test de WP Mail SMTP arrive-t-il, mais pas les notifications WPForms ?

C'est que le site peut envoyer des e-mails et que le problème vient du formulaire. Vérifiez que Enable Notifications est activé et que la notification est ACTIVE, que Send To Email Address contient la bonne adresse, que toute logique conditionnelle est bien remplie, et que les demandes manquantes ne se trouvent pas dans la vue Spam sous WPForms » Entries.

Puis-je récupérer un lead dont la notification n'est jamais arrivée ?

Avec une licence WPForms payante, les entrées sont enregistrées et vous pouvez les lire dans WPForms » Entries, y compris la vue Spam. Marquer une entrée spam comme Not Spam envoie ses notifications. Sur la version gratuite Lite, vous ne pouvez pas consulter les entrées dans le tableau de bord, même si Lite Connect peut les sauvegarder pour qu'elles soient restaurées après une mise à niveau.

Puis-je utiliser l'adresse Gmail du client comme From Email ?

WPForms le déconseille. L'adresse From Email doit être une adresse unique sur le domaine du site lui-même, pas un fournisseur gratuit comme Gmail, Yahoo ou Hotmail, et pas la même que l'adresse Send To. Gmail convient comme adresse Send To, et l'e-mail du demandeur peut aller dans Reply-To.

Installer WP Mail SMTP suffit-il à lui seul ?

Non. Tant que vous n'avez pas choisi et configuré un mailer, il utilise le mailer PHP par défaut, qui, selon WPForms, n'améliore pas la délivrabilité. Choisissez un mailer, ajoutez les enregistrements DNS qu'il demande sur le domaine du client, activez Force From Email et envoyez un test depuis WP Mail SMTP » Tools.

Dois-je corriger cela séparément sur chaque site client ?

Oui. Les réglages de notification appartiennent à chaque formulaire et la configuration SMTP à chaque site WordPress, alors vérifiez chaque formulaire sur chaque site. Un envoi de test après chaque mise à jour de WordPress ou d'un plugin permet de détecter les problèmes avant qu'un client ne remarque des leads manquants.

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Si vous préférez que les demandes ne dépendent pas de l'e-mail

Tout ce qui précède corrige WPForms sur le site que le client a déjà, et pour la plupart des sites c'est le bon choix. Si vous reconstruisez de toute façon le site d'un client, WebNewBiz gère cette partie différemment. Sur le forfait Growth et au-dessus, les demandes du site arrivent directement dans l'AI CRM intégré, de sorte qu'elles ne dépendent pas uniquement d'une notification atteignant une boîte de réception. Les agences peuvent aussi envoyer les e-mails via leur propre SMTP. Les limites en toute honnêteté : c'est une plateforme jeune, avec un écosystème d'applications et une communauté bien plus réduits que les grands constructeurs, le CRM démarre à Growth (79 $ par mois), et transférer un site signifie reconstruire la mise en page plutôt que l'importer.

Créez votre site web pour 1 $ : le premier mois est à 1 $, puis le prix normal du forfait (à partir de 9 $ par mois), et vous pouvez annuler à tout moment. Si vous dirigez une agence, parlons de la marque blanche.