Il workflow GoHighLevel non si attiva? Come trovare la causa e risolverla

Prima di tutto, capisci quale problema hai

Prima di toccare qualcosa, scegli un contatto che avrebbe dovuto passare dal workflow e non l'ha fatto. Quello che e successo a quel contatto di solito indica subito la causa.

Una nota sui test. Il pulsante Test Workflow in alto a destra nel builder ti permette di scegliere un contatto e cliccare Run Test, ma la guida al builder di HighLevel dice che provare in questo modo "non e affidabile al 100%" e consiglia di pubblicare il workflow e provarlo dal vivo. Anche le sue indicazioni per la risoluzione dei problemi suggeriscono di provare con un contatto nuovo, mai passato dal workflow, cosi che inserimenti precedenti e regole di re-entry non falsino il risultato.

Soluzione 1: assicurati che il workflow sia pubblicato e salvato

E la cosa piu rapida da controllare, e di solito il colpevole subito dopo che qualcuno ha modificato l'automazione di un cliente.

1. Nel sotto-account del cliente, vai su Automations, poi Workflows, e apri il workflow.
2. Trova l'interruttore Draft/Publish (bozza/pubblica) in alto a destra. Un workflow in Draft non parte davvero. Spostalo su Publish.
3. Controlla il pulsante Save accanto. Un pallino rosso indica modifiche non salvate, quindi clicca Save.

HighLevel tratta "salvato" e "pubblicato" come due stati separati. Un workflow puo essere pubblicato mentre le ultime modifiche sono ancora da salvare, oppure salvato pur restando in Draft. Quando riattivi un workflow in bozza, i contatti fermi su uno step di attesa restano dov'erano. Se HighLevel non ti lascia pubblicare, vai direttamente alla Soluzione 2.

Verifica che abbia funzionato: fai scattare l'evento con un contatto di test nuovo (invia il form o aggiungi il tag), poi apri la Enrollment History del workflow. Il contatto deve comparire lì.

Soluzione 2: sistema tutto quello che e segnalato nel pannello Resolve Errors

HighLevel controlla trigger e azioni alla ricerca dei problemi che riesce a rilevare e segnala lo step interessato con un indicatore di errore. Il suo articolo su evidenziare e risolvere gli errori descrive i passaggi.

1. Seleziona Review issues per aprire la barra laterale Resolve Errors, che elenca ogni trigger e azione interessati.
2. Per ogni voce, clicca Open step per raggiungerla e correggere l'impostazione, oppure How to fix per una guida assistita dall'AI. Leggi ogni modifica suggerita prima di accettarla.
3. Salva, poi pubblica.

Le cose che di solito vengono segnalate: campi obbligatori lasciati vuoti, selezioni mancanti o non valide, integrazioni scollegate o non disponibili, e step If/Else o Wait impostati male. Puoi salvare un workflow che ha errori, ma la pubblicazione si blocca con il messaggio Workflow can't be published yet (il workflow non si puo ancora pubblicare), che elenca cosa va sistemato.

Due avvertenze. Un workflow gia pubblicato non torna in Draft se spunta un errore in seguito, quindi un workflow attivo puo avere uno step rotto senza che nessuno se ne accorga. HighLevel dice inoltre che il suo controllo degli errori non copre ancora tutto, quindi un pannello vuoto non dimostra che il workflow sia corretto.

Verifica che abbia funzionato: gli indicatori spariscono da soli una volta risolto il problema, e il workflow si pubblica senza l'avviso.

Soluzione 3: controlla il trigger e i suoi filtri

Se alcuni contatti entrano e altri no, di solito il trigger sta facendo esattamente quello che gli e stato detto. Apri il trigger in cima al workflow e confronta ogni filtro con la scheda del contatto che e stato escluso.

• Form Submitted: il filtro Form Is deve indicare il form che il visitatore ha davvero compilato. Se un form e stato copiato per una nuova landing page, il workflow potrebbe puntare ancora all'originale. L'articolo sul trigger Form Submitted di HighLevel dice che il trigger funziona con i form creati dentro HighLevel. I form di strumenti esterni possono richiedere un'integrazione o un webhook.
• Contact Tag: il trigger scatta quando un tag viene Added (aggiunto) o Removed (rimosso), quindi controlla che sia impostato su quello giusto e che il nome del tag corrisponda esattamente. L'articolo sul trigger Contact Tag precisa che il workflow scatta solo dopo che il cambiamento del tag e stato effettivamente applicato, e solo per i tag aggiunti o rimossi dopo che il workflow e attivo.
• Piu filtri di tag su un solo trigger: l'articolo sul trigger Contact Created dice che piu filtri di tag si combinano con logica AND, quindi il contatto deve soddisfarli tutti. Un filtro "Not equals to" o "None of" puo escludere in silenzio proprio il contatto con cui stai facendo la prova.
• Contact Created: lo stesso articolo dice che le importazioni in blocco non attivano questo workflow, e un contatto unito a una scheda esistente non lo attiva di nuovo.

Controlla anche se altri workflow nel sotto-account usano lo stesso trigger. HighLevel dice che tutti i workflow con lo stesso trigger scattano nello stesso momento, e consiglia di evitare questo tipo di sovrapposizione.

Verifica che abbia funzionato: crea un contatto nuovo che soddisfa ogni filtro, fai scattare l'evento e controlla che il contatto compaia in Enrollment History.

Soluzione 4: controlla Allow Re-entry e le altre impostazioni del contatto

Se il workflow e partito una volta per un contatto e ora lo ignora, la causa probabile e un'impostazione. Apri il workflow e clicca la scheda Settings in alto nella pagina. Le opzioni sono sotto Contact Settings, come descritto nella panoramica delle impostazioni del workflow di HighLevel.

• Allow Re-entry: quando e disattivato (grigio), un contatto puo entrare e completare il workflow una sola volta. Quando e attivo (blu), un contatto puo rientrare dopo aver completato del tutto il workflow o dopo essere stato rimosso manualmente. Anche con l'opzione attiva, un contatto ancora attivo nel workflow non puo rientrare.
• L'eccezione: i workflow con un trigger basato su appuntamento o fattura fanno sempre entrare il contatto una volta per ogni appuntamento o fattura, qualunque sia lo stato di questo interruttore.
• Allow multiple Opportunities: quando e disattivato, entra nel workflow solo la prima opportunity che soddisfa i criteri del trigger. E attivo di default per i workflow nuovi, ma disattivato per quelli creati prima che la funzione esistesse, quindi controlla i workflow piu vecchi dei clienti che girano sulle opportunity.
• Stop on Response: quando e attivo, il workflow si chiude per qualsiasi contatto che risponde a un messaggio inviato da quel workflow. Puo sembrare che l'automazione si sia fermata a meta, quando in realta ha fatto quello per cui era stata impostata.

Salva e pubblica dopo ogni modifica.

Verifica che abbia funzionato: fai scattare di nuovo l'evento per un contatto che ha gia completato il workflow. Con la re-entry attiva, dovrebbe comparire in Enrollment History una seconda volta.

Soluzione 5: leggi Enrollment History ed Execution Logs

Quando la configurazione sembra a posto, i log mostrano cosa e successo davvero. L'articolo di HighLevel su execution logs ed enrollment history copre entrambi.

1. Vai su Automations, poi Workflows, apri il workflow e clicca Execution Logs. La Enrollment History e proprio accanto.
2. Imposta l'intervallo di date in modo da coprire l'evento: un preset come Today (oggi) o Yesterday (ieri), oppure un intervallo personalizzato fino a 30 giorni.
3. Se c'era di mezzo un messaggio, c'e una via piu rapida. Apri la conversazione in Conversations, apri i dettagli del messaggio e clicca il link del workflow sotto Workflow. Gli Execution Logs si aprono con quel contatto e quella esecuzione gia selezionati.

Cosa significano i risultati:

• Il contatto non e proprio in Enrollment History: il trigger non e mai scattato per lui. Torna alla Soluzione 1 e alla Soluzione 3.
• Workflow Completed, Removed by Workflow Action o Removed by External Workflow Action: nell'ordine, significano che il contatto ha finito normalmente, che uno step di questo workflow lo ha rimosso, oppure che uno step di un altro workflow lo ha rimosso. Se vedi l'ultimo, controlla gli altri workflow del cliente.
• Removed by - Snapshot Refresh: un aggiornamento dello snapshot ha eliminato lo step di attesa del contatto. Le agenzie che inviano aggiornamenti di snapshot agli account dei clienti devono fare attenzione a questo. Apri la voce per vedere i dettagli nel pannello laterale.
• Un link Status o View Details evidenziato: un'azione ha incontrato un errore. Apri i dettagli, poi usa Go To Action per saltare a quello step nel builder.
• Non sei sicuro di dove sia finito il contatto: clicca l'icona Highlight Contact Path. Il builder si apre con il percorso del contatto evidenziato, inclusi gli step andati in errore e quelli saltati.
• Un'azione risulta riuscita ma sul contatto non e cambiato niente: controlla gli orari. Se due azioni sono partite nello stesso secondo, HighLevel lo chiama race condition e consiglia di aggiungere un'azione Wait (attesa) di 1 minuto tra le due.
• Un messaggio o un'email e in attesa invece che fallito: guarda Time Window sotto Communication Settings nella scheda Settings. I messaggi programmati fuori dalla finestra restano in pausa ed escono al primo orario utile. Le azioni interne come aggiungere tag o aggiornare campi non ne risentono.

Verifica che abbia funzionato: fai passare un contatto nuovo, poi usa Highlight Contact Path per confermare che non ci sono step in errore e che niente e stato saltato inaspettatamente.

Se niente di tutto questo ha funzionato

Raccogli le prove prima di contattare l'assistenza. Ti risparmia un giro di domande, e le stesse indicazioni di HighLevel chiedono piu o meno le stesse cose.

• Il nome del sotto-account e il nome esatto del workflow
• Il contatto interessato (nome piu email o telefono)
• Piu o meno quando e avvenuto l'evento, e in quale fuso orario
• Cosa sarebbe dovuto succedere, e cosa e successo davvero
• Screenshot del trigger e dei suoi filtri, della scheda Settings, e delle voci di Enrollment History ed Execution Logs con View Details aperto

Secondo l'articolo sulle opzioni di assistenza di HighLevel, solo gli Agency Admin e gli Agency User vedono il pulsante di assistenza, quindi se sei il cliente invia tutto questo alla tua agenzia. Da un login di agenzia, clicca il punto interrogativo blu in alto a destra (solo da desktop) per avviare una live chat con AI Support Chat o Agent Chat. Le chat non risolte diventano un ticket. Puoi anche metterti in coda Zoom o aprire direttamente un ticket. Non esiste un indirizzo email di assistenza generico, e la linea telefonica e dedicata a vendite, fatturazione e problemi di login, quindi per i problemi di workflow usa la chat o un ticket.

Domande frequenti

Perche il workflow funziona con Test Workflow ma non con i contatti reali?

HighLevel dice che il test con un contatto dentro il builder non e affidabile al 100% e consiglia di pubblicare il workflow e provarlo dal vivo. Usa un contatto nuovo, mai passato dal workflow, poi confronta l'evento reale (quale form, quale tag) con i filtri del trigger.

Un workflow appena pubblicato prende i contatti che avevano gia il tag?

No. HighLevel dice che i tag attivano i workflow solo quando vengono aggiunti o rimossi dopo che il workflow e attivo. Per inserire i contatti gia esistenti, filtrali in Contacts, poi Smart Lists, selezionali e usa Trigger automation per aggiungerli al workflow. In quella lista compaiono solo i workflow pubblicati.

Il log dice che Add Tag e andato a buon fine, allora perche il tag non c'e sul contatto?

HighLevel lo descrive come una race condition: due aggiornamenti nello stesso secondo possono arrivare nell'ordine sbagliato. Controlla gli orari negli Execution Logs, poi inserisci un'azione Wait (attesa) di 1 minuto tra le due azioni.

Cosa significa 'Removed by - Snapshot Refresh' nei log?

Significa che un aggiornamento dello snapshot ha eliminato lo step di attesa del contatto, che a quel punto e uscito dal workflow. Apri la voce negli Execution Logs per vedere i dettagli nel pannello laterale, poi decidi se quei contatti vanno reinseriti, tenendo conto dell'impostazione Allow Re-entry.

Il mio cliente puo contattare direttamente l'assistenza di HighLevel?

Di solito no. HighLevel dice che solo gli Agency Admin e gli Agency User vedono il pulsante di assistenza, mentre gli admin e gli utenti della location no. I clienti devono inviare i dettagli alla loro agenzia, che puo aprire il caso tramite live chat o un ticket.

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Quando il follow-up dovrebbe stare insieme al sito

Di solito una delle soluzioni qui sopra basta, e non c'e motivo di cambiare piattaforma. Ma se stai comunque ricostruendo il sito di un cliente e vuoi il form, i contatti e il follow-up tutti in un unico posto, WebNewBiz gestisce automazioni di workflow basate su trigger (per esempio all'invio di un form, a una data programmata o a un compleanno) dentro lo stesso CRM del sito. Arriva con Growth ($79 al mese) e piani superiori, e le richieste dal sito finiscono nel CRM in automatico. I limiti, detti con onesta: e una piattaforma piu giovane, con un ecosistema piu piccolo rispetto al programma per agenzie di GoHighLevel, il CRM non e incluso nei piani piu economici Lite e Starter, e i prezzi per le agenzie non sono pubblicati. Crea il tuo sito per $1, oppure, se gestisci un'agenzia, parlaci del white-label. Se stai confrontando le opzioni in modo piu ampio, leggi la nostra guida alle alternative a GoHighLevel.