Workflow do GoHighLevel não dispara? Como achar a causa e corrigir

Primeiro, descubra qual é o seu problema

Antes de mudar qualquer coisa, escolha um contato que deveria ter passado pelo workflow mas não passou. O que aconteceu com esse contato normalmente aponta direto para a causa.

Uma palavra sobre testes. O botão Test Workflow no canto superior direito do builder deixa você escolher um contato e clicar em Run Test, mas o passo a passo do builder da HighLevel diz que testar assim "não é 100% perfeito" e recomenda publicar o workflow e testar ao vivo. Os passos de solução de problemas dela também sugerem testar com um contato novo, que nunca passou pelo workflow, para que inscrições anteriores e regras de reentrada não confundam o resultado.

Correção 1: Garanta que o workflow está publicado e salvo

É a coisa mais rápida de checar, e o culpado habitual logo depois que alguém editou a automação de um cliente.

1. Na subconta do cliente, vá em Automations, depois Workflows, e abra o workflow.
2. Encontre o botão Draft/Publish no canto superior direito. Um workflow em Draft não roda de verdade. Mude para Publish.
3. Confira o botão Save ao lado. Um ponto vermelho significa que há alterações não salvas, então clique em Save.

A HighLevel trata salvar e publicar como estados separados. Um workflow pode estar publicado enquanto suas últimas edições ainda estão sem salvar, ou salvo enquanto ainda está em Draft. Quando você liga de volta um workflow que estava em Draft, os contatos que estavam numa etapa de espera continuam onde estavam. Se a HighLevel não deixar você publicar, vá direto para a Correção 2.

Confirme que funcionou: dispare o evento com um contato de teste novo (envie o formulário ou adicione a tag) e então abra o Enrollment History do workflow. O contato deve aparecer na lista.

Correção 2: Resolva tudo que estiver marcado no painel Resolve Errors

A HighLevel verifica gatilhos e ações em busca de problemas que consegue detectar e marca a etapa afetada com um indicador de erro. O artigo dela sobre destacar e resolver erros descreve os passos.

1. Selecione Review issues para abrir a barra lateral Resolve Errors, que lista todos os gatilhos e ações afetados.
2. Para cada item, clique em Open step para ir até ele e corrigir a configuração, ou em How to fix para orientação assistida por IA. Leia qualquer alteração sugerida antes de aceitá-la.
3. Salve e depois publique.

Coisas que ela costuma apontar: campos obrigatórios deixados em branco, seleções ausentes ou inválidas, integrações desconectadas ou indisponíveis e etapas If/Else ou Wait configuradas de forma errada. Você pode salvar um workflow com erros, mas a publicação é interrompida com uma mensagem Workflow can't be published yet que lista o que precisa ser corrigido.

Duas ressalvas. Um workflow que já está publicado não volta para Draft se um erro aparecer depois, então um workflow no ar pode ter uma etapa quebrada sem ninguém perceber. A HighLevel também diz que a verificação de erros ainda não cobre tudo, então um painel vazio não prova que o workflow está certo.

Confirme que funcionou: os indicadores somem sozinhos assim que o problema é corrigido, e o workflow publica sem o aviso.

Correção 3: Verifique o gatilho e seus filtros

Se alguns contatos entram e outros não, o gatilho normalmente está fazendo exatamente o que foi mandado. Abra o gatilho no topo do workflow e compare cada filtro com o registro do contato que ficou de fora.

• Form Submitted: o filtro Form Is precisa nomear o formulário que o visitante realmente preencheu. Se um formulário foi copiado para uma nova landing page, o workflow pode continuar apontando para o original. O artigo do gatilho Form Submitted da HighLevel diz que o gatilho funciona com formulários criados dentro da HighLevel. Formulários de ferramentas externas podem precisar de uma integração ou um webhook.
• Contact Tag: o gatilho dispara quando uma tag é Added ou Removed, então confira se está configurado para a opção que você precisa e se o nome da tag bate exatamente. O artigo do gatilho Contact Tag observa que o workflow só dispara depois que a mudança de tag é de fato aplicada, e só para tags adicionadas ou removidas depois que o workflow está ativo.
• Vários filtros de tag em um gatilho: o artigo do gatilho Contact Created diz que vários filtros de tag se combinam com lógica AND, então o contato precisa atender a todos eles. Um filtro "Not equals to" ou "None of" pode excluir silenciosamente justamente o contato com o qual você está testando.
• Contact Created: o mesmo artigo diz que importações em massa não disparam este workflow, e um contato mesclado em um registro existente não vai dispará-lo de novo.

Verifique também se outros workflows na subconta usam o mesmo gatilho. A HighLevel diz que todos os workflows com o mesmo gatilho disparam ao mesmo tempo, e sugere evitar esse tipo de sobreposição.

Confirme que funcionou: crie um contato novo que atenda a todos os filtros, dispare o evento e confirme que o contato aparece no Enrollment History.

Correção 4: Verifique o Allow Re-entry e as outras configurações de contato

Se o workflow rodou uma vez para um contato e agora o ignora, uma configuração é a causa provável. Abra o workflow e clique na aba Settings no topo da página. As opções ficam em Contact Settings, como descrito na visão geral das configurações de workflow da HighLevel.

• Allow Re-entry: quando está desligado (cinza), um contato pode entrar e concluir o workflow apenas uma vez. Quando está ligado (azul), um contato pode entrar de novo depois de concluir totalmente o workflow ou de ser removido manualmente. Mesmo ligado, um contato que ainda está ativo no workflow não consegue reentrar.
• A exceção: workflows com um gatilho baseado em agendamento ou fatura sempre deixam um contato entrar uma vez por agendamento ou fatura, independentemente do que este botão diga.
• Allow multiple Opportunities: quando está desligado, só a primeira oportunidade que atende aos critérios do gatilho entra no workflow. Vem ligado por padrão em workflows novos, mas desligado em workflows criados antes de o recurso existir, então verifique os workflows mais antigos de clientes que rodam com oportunidades.
• Stop on Response: quando está ligado, o workflow termina para qualquer contato que responder a uma mensagem enviada por esse workflow. Pode parecer que a automação parou no meio, quando na verdade ela fez o que foi configurada para fazer.

Salve e publique após qualquer alteração.

Confirme que funcionou: dispare o evento de novo para um contato que já concluiu o workflow. Com a reentrada ligada, ele deve aparecer no Enrollment History uma segunda vez.

Correção 5: Leia o Enrollment History e os Execution Logs

Quando a configuração parece certa, os logs mostram o que realmente aconteceu. O artigo da HighLevel sobre execution logs e enrollment history cobre os dois.

1. Vá em Automations, depois Workflows, abra o workflow e clique em Execution Logs. O Enrollment History fica bem ao lado.
2. Defina o intervalo de datas para cobrir o evento: um preset como Today ou Yesterday, ou um intervalo personalizado de até 30 dias.
3. Se uma mensagem estava envolvida, há um caminho mais rápido. Abra a conversa em Conversations, abra os detalhes da mensagem e clique no link do workflow em Workflow. Os Execution Logs abrem com aquele contato e aquela execução já selecionados.

O que os resultados significam:

• O contato não está no Enrollment History de jeito nenhum: o gatilho nunca disparou para ele. Volte para a Correção 1 e a Correção 3.
• Workflow Completed, Removed by Workflow Action ou Removed by External Workflow Action: nessa ordem, significam que o contato terminou normalmente, que uma etapa deste workflow o removeu, ou que uma etapa de um workflow diferente o removeu. Se você vir o último, examine os outros workflows do cliente.
• Removed by - Snapshot Refresh: uma atualização de snapshot apagou a etapa de espera do contato. Agências que enviam atualizações de snapshot para contas de clientes devem ficar atentas a esta. Abra o registro para ver os detalhes no painel lateral.
• Um Status destacado ou um link View Details: uma ação encontrou um erro. Abra os detalhes e use Go To Action para pular direto para essa etapa no builder.
• Sem certeza de para onde o contato foi: clique no ícone Highlight Contact Path. O builder abre com o caminho do contato marcado, incluindo etapas que deram erro e etapas que foram puladas.
• Uma ação aparece como bem-sucedida, mas nada mudou no contato: confira os horários. Se duas ações rodaram no mesmo segundo, a HighLevel chama isso de condição de corrida e recomenda adicionar uma ação Wait de 1 minuto entre elas.
• Um SMS ou e-mail está em espera, não com falha: veja o Time Window em Communication Settings na aba Settings. Mensagens agendadas fora da janela ficam pausadas e saem no próximo horário disponível. Ações internas como adicionar tags ou atualizar campos não são afetadas.

Confirme que funcionou: passe um contato novo pelo workflow e use o Highlight Contact Path para confirmar que não há etapas com erro e que nada foi pulado sem querer.

Se nada disso funcionou

Reúna as evidências antes de falar com o suporte. Isso evita uma rodada de perguntas, e os próprios passos de solução de problemas da HighLevel pedem praticamente o mesmo.

• O nome da subconta e o nome exato do workflow
• O contato afetado (nome mais e-mail ou telefone)
• Aproximadamente quando o evento aconteceu, e em qual fuso horário
• O que deveria ter acontecido, e o que de fato aconteceu
• Capturas de tela do gatilho e seus filtros, da aba Settings e dos registros de Enrollment History e Execution Logs com o View Details aberto

Segundo o artigo sobre opções de suporte da HighLevel, só Agency Admins e Agency Users conseguem ver o botão de suporte, então, se você é o cliente, envie tudo isso para a sua agência. A partir de um login de agência, clique no ponto de interrogação azul no canto superior direito (apenas no desktop) para iniciar um chat ao vivo com o AI Support Chat ou o Agent Chat. Chats que não são resolvidos viram um ticket. Você também pode entrar na fila do Zoom ou abrir um ticket diretamente. Não há um e-mail geral de suporte, e a linha telefônica é para questões de vendas, cobrança e login, então use chat ou ticket para problemas de workflow.

Perguntas frequentes

Por que meu workflow funciona com o Test Workflow, mas não com contatos reais?

A HighLevel diz que testar com um contato dentro do builder não é 100% perfeito e recomenda publicar o workflow e testar ao vivo. Use um contato novo, que nunca passou pelo workflow, e então compare o evento real (qual formulário, qual tag) com os filtros do gatilho.

Um workflow recém-publicado pega contatos que já tinham a tag?

Não. A HighLevel diz que as tags disparam workflows apenas quando são adicionadas ou removidas depois que o workflow está ativo. Para incluir contatos existentes, filtre-os em Contacts, depois Smart Lists, selecione-os e use Trigger automation para adicioná-los ao workflow. Só workflows publicados aparecem nessa lista.

O log diz que o Add Tag teve sucesso, então por que a tag não está no contato?

A HighLevel chama isso de condição de corrida (race condition): duas atualizações no mesmo segundo podem chegar fora de ordem. Confira os horários nos Execution Logs e adicione uma ação Wait de 1 minuto entre as duas ações.

O que significa 'Removed by - Snapshot Refresh' nos logs?

Significa que uma atualização de snapshot apagou a etapa de espera do contato, então ele saiu do workflow naquele ponto. Abra o registro nos Execution Logs para ver os detalhes no painel lateral e então decida se esses contatos precisam ser adicionados de volta, lembrando da sua configuração de Allow Re-entry.

Meu cliente pode falar com o suporte da HighLevel sobre isso diretamente?

Normalmente não. A HighLevel diz que só Agency Admins e Agency Users veem o botão de suporte; admins e usuários da location não veem. Os clientes devem enviar os detalhes para a agência deles, que pode abrir o caso por chat ao vivo ou ticket.

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Quando o acompanhamento deve ficar junto com o site

Normalmente uma das correções acima resolve, e não há motivo para mudar. Mas se você já vai refazer o site de um cliente e quer o formulário, os contatos e o acompanhamento tudo em um só lugar, a WebNewBiz roda automações de workflow baseadas em gatilho (por exemplo, no envio de um formulário, numa data agendada ou num aniversário) dentro do mesmo CRM do site. Isso vem no Growth ($79 por mês) e acima, e os contatos vindos do site caem no CRM automaticamente. Os limites honestos: é uma plataforma mais nova, com um ecossistema menor que o programa de agências do GoHighLevel, o CRM não está incluído nos planos mais baratos Lite e Starter, e os preços para agência não são publicados. Crie seu site por $1, ou, se você tem uma agência, fale conosco sobre white-label. Se você está comparando opções de forma mais ampla, veja nosso guia de alternativas ao GoHighLevel.